Format isi Email

Advertisement

Rekomendasi

Format isi Email

Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu :

1. Plain Text

Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American standart code for information interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.

2. HTML

HTML singkatan dari Hypertext Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standar yang digunakan untuk menampilkan / mengatur tampilan materi-materi informasi di internet. E-mail yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna layout, sampai peletakan gambar.

Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi/milih ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plaintext saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plaintext. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plaintext atau HTML, tapi pertanyaannya; bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML ?

Variasi Email

Dalam beberapa hal email memang meniru surat biasa meskipun jelas email memiliki banyak kelebihaan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinaan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email.

Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu : point to point, carbon copy, distribution list dan discussion list.

1. Point To Point

Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan diantara yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari idurpribadi.

2. Carbon Copy (CC)

Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian.

3. Blind Carbon Copy (BCC)

Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver.501 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan view dan all headers.

4. Distribution List

Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini lebih berkenaan dengan aturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, arti-nya tidak terintegrasi dengan email ‘client’ yang digunakan.

Yang dimaksud dengan distribution list adalah sebuah caara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu ( pengumuman, barita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, bulletin, jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuat ajamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber)dari distribution list.

Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual.

5. Disccussion List

Disccussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih popular dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan discussion list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadapat sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.

Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memelurkan intervensi seorang administrator yang menge-lola milih, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan.

Menjadi anggota mills. Mills yang seperti itu tentu adlah sebuah milis yang erbuka bagi siapa saja untuk bergabung.

Akan tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seseorang administrator milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administrator, dan sebagainya.

[ lanjut membaca > Pengertian WWW >